Powerful Presentation Series - Preparation Presentation - Al-Muhibbin Indonesia

Al-Muhibbin Indonesia

Berbagi ilmu melalui catatan kuliah, catatan kerja dan Kajian Islam Ahlussunah Waljamaah.

Breaking

Jumat, 29 Januari 2016

Powerful Presentation Series - Preparation Presentation

Powerful Presentation Series - Preparation Presentation 



Key Speaker : Mr. Benny Bernadus
Human Capital Associate Director
PT Matahari Putra Prima

Preparation Presentation
Persiapan sebelum melakukan presentasi sangat diperlukan bahkan 70% dari kesuksesan keseluruhan training.

Untuk mencapai hal tersbut perlu dipersiapkan Success Training Program / Presentation yaitu :
  •     Persiapan materi
  •     Persiapan pendalaman
  •     Persiapan mengenali calon audience
  •     Siapkan kesehatan

Teknik Presentasi dengan metode PUAS
  • Persiapkan -- persiapkan segala sesuatu, meskipun presentasi tersebut sudah sering kita sampaikan dikarenakan pasti akan menemukan audiens yang berbeda dengan segala perbedaan dari presentasi sebelumnya
  • Ungkapkan -- ungkapkan dengan bahasa yang simple namun tepat pada sasaran presentasi
  • Arahkan -- ubahlah persepsi orang terhadap sesuatu sesuai target presentasi
  • Simpulkan -- simpulkanlah setiap sesi break dan sebelum training selesai agar peserta memahami target presentasi

Aspek dalam Presentasi

  • Motivasi -- setiap presentasi yang dibuat diharapkan bisa memotivasi peserta, libatkanlah peserta sehingga akan tercipta komunikasi dua arah
  • Partisipasi -- partisipasi dari peserta akan menghidupkan suasana training / presentasi bisa dilakukan dengan metode tanya jawab
  • Pendekatan Individu -- pelajarilah individu dari calon audiens, buatlah mereka senyaman mungkin dengan kita sebagai fasilitator
  • Tepat Guna -- jangan berlebihan khususnya materi presentasi (terlalu banyak tulisan di slide), praktekkan jika memang membutuhkan sesi praktek atau role play

Adult Learning
  • Teori Rangsangan -- rangsang peserta dengan materi yang menarik bisa menggunakan tambahan audio, visual, joke, dll yang melibatkan dan memakasimalkan panca indra selama kegiatan berlangsung
  • Teori Modifikasi Prilaku -- maksimalkan talent Anda sebagai fasilitator, jangan mendiskon diri, jadikan diri anda menginspirasi orang lain dengan hal yang baik
  • Teori Fasilitasi -- dikarenakan peserta nantinya orang yang sudah dewasa, fasilitasilah mereka jangan menggunakan metode yang terlalu membosankan
  • Teori Andragogy -- penggabungan antara teori dan praktek, peserta diberikan kebebasan menuangkan apapun pendapatnya dan dibahas dalam suasana yang santai

Etika Presentasi
  • Penampilan rapih sesuaikan dengan lingkungan
  • Atur teknik berbicara
  • Atur teknik bertanya  -- bisa digunakan ketika suasana sudah semakin ngantuk, peserta mulai tidak nyaman di tempat duduknya
  • Atur teknik mengengarkan -- dengarkanlah setiap masukan atau pendapat peserta, jangan segan dan marah ketika ada feedback dari peserta

Ice Breaking
Ice breaking diperlukan untuk mencairkan suasana, membuat suasana presentasi lebih gembira, membangun komunikasi, mengetahui karakter peserta, menambah semangat belajar. Bentuk ice breaking beragam bisa berupa joke, nanyi, teka-teki, yel-yel bahkan sesi perkenalan satu persatu, sehingga kita harus pertimbangkan juga durasinya dikarenakan masuk dalam keseluruhan presentasi

Prinsip Presentasi
  •     Tahu harapan
  •     Tahu manfaat
  •     Menarik
  •     Logis
  •     Simpel mudah dicerna
  •     Alur belajar akan lebih baik jika semua peserta bisa berpartisipasi
  •     Perlu pengulangan

Efek Dukungan Lingkungan

Good facilitator adalah yang bisa merasa lebih besar, percaya diri dan siap, sehingga ia akan nampak lebih besar dibandingkan peserta. Sebaliknya jika kita merasa kecil (tidak percaya diri) ketika presentasi maka akan terasa kecil dibandingkan peserta yang hadir, efeknya akan mengacaukan presentasi kita (nervous, gugup, blank). Jika muncul hal demikian tarik nafas perlahan, bisa alihkan perhatian dengan melakukan ice breaking atau tanya jawab.

Untuk menghindari nervous bisa disiasati dengan terlebih dahulu menceritakan CV kita, achievement kita bukan untuk menyombongkan diri tetapi membangun kepercayaan diri. Perlu diingat juga jangan Mendiskon Diri dengan kata-kata yang merendahkan diri sendiri sewaktu presentasi "aah, saya sih biasa, tidak terlalu pintar, dlsb". Dan yang terahir adalah jangan terlalu banyak minta maaf selama presentasi "Mohon maaf kalo saya salah, saya kan baru di sini, pengalaman saya masih...."

Faktor Pemilihan Penyajian

  • Manusia -- perhatikan siapa yang akan menghadiri presentasi kita, perhatikan dan caritau siapa mereka
  • Waktu -- perhatikan juga waktu durasi penyajian presentasi
  • Materi -- perhatikan materi yang akan dibawakan, kuasai setiap detail slide (gunakan bantuan note di PPT, ataupun coret-coretan kecil)
  • Sarana -- perhatikan sarana penunjang presentasi, laptop, proyektor, pointer, dll

Teknik Penyajian
  •     Ceramah
  •     Role Play
  •     Diskusi
  •     Bahasan Ilmiah
  •     dll

Selain teknik penyajian di atas, perhatikan juga kesiapan diri dalam men-deliver materi, kuasai diri sendiri dan peserta, sajikan senyaman mungkin. Ada beberapa hal yang menunjang teknik penyajian yaitu sukai topik yang akan disampaikan, PSK (Pelajari, Salin, Kembangkan) atu ATM (Amati, Tiru, Modifikasi) bukan plagiat tentunya dengan menyalin keseluruhan isi materi.

Tipe Pendengar / Fasilitator
  •     Persuasif
  •     Informatif
  •     Entertaining

Jika pendengar persuasif, fasilitator harus bisa mempersuasikan materi yang ada, gunakanlah analogi yang tepat guna dengan bantuan audio / visual dalam slide, tambahkan juga konten informatif untuk membuka wawasan peserta. Jika ada peserta yang mempunyai sifat Entertaining (suka joke, rame dan cenderung lucu) manfaatkanlah momen tersebut untuk mencairkan suasana dan membuat nyaman selama presentasi, tetap dalam koridor wajar tentunya fasilitator mempunya power untuk mengontrol hal tersebut.

Buatlah Outline
Membuat outline presentasi sangat mendukung suksesnya presentasi, beberapa hal tersbut adalah :
  •     Garis besar materi
  •     Pokok bahasan
  •     Target materi

Sebelum membuat presentasi, tentukan garis besarnya dahulu apa yang akan dibahas, baru kita fokuskan kepada pokok bahasan dan target dari delivery konten materi.

Pembuatan Slide

  •     Idealnya satu slide satu tema bahasan
  •     Gunakan huruf yang konsisten (maksimal dua tipe huruf berbeda dalam 1 slide)
  •     Tentukan warna huruf dan slide yang tepat
  •     Gunakanlah ilustrasi yang mewakili tema bahasan
  •     Hindari penulisan secara vertikal
  •     Jangan gunakan penomoran jika poin-poin bahasan tidak berurutan
  •     Cari tema slide yang fresh, sederhana namun kuat secara visual
  •     Beri gambar secukupnya tidak mesti besar, animasi yang simpel
  •     Hindari terlalu banyak text
  •     Perhatikan kualitas suara, gambar dll
  •     Gunakan video sesuai tema yang dibahas

Meningkatkan Percaya Diri

SC = (PT + CP) x A

Self Confident (SC)

Possitive Thinking (PT)

Correct Preparation (CP)

Action (A)

Untuk meningkatkan percaya diri haruslah berpikir positif bahwa kita bisa dengan persiapan yang terbaik dan aksi yang terbaik diantaranya haruslah berfikir :
  • Angkat selalu nilai positif dari segala hal, misalkan ini adalah kesempatan saya untuk berkembang, promosi, show your self secara maksimal
  • Tanamkan andalah yang paling tahu konten materi, karena anda yang buat, anda juga yang persiapkan sejak lama
  • Tanamkan kita yang paling benar ketika menyampaikan materi, jika ada kekeliruan bisa kita ralat nanti

Tipe Tata Ruangan Presentasi
  • Tipe theather  -- cocok untuk keperluan simposium, seminar ilmiah, ceramah keagamaan
  • Class room -- penempatan tradisional seperti suasana kelas sekolah, ruang gerak peserta jadi terbatas
  • Board room -- ideal untuk meeting, karena setiap peserta bisa saling melihat dan efektif berkomunikasi
  • U-Shape -- cocok untuk team work training, atau kegiatan yang membutuhkan ruangan yang besar jika ditambahkan role play
  • Banquet -- cocok untuk kegiatas diskusi atau teamwork, kelemahannya satu kelompok yang ujung dan kelompok ujung lainnya kurang maksimal berinteraksi dan dibutuhkan ruangan yang luas

Bagaimana Meningkatkan Passion


Pertama, tanamkanlah nilai positif menjadi fasilitator, "enak yaa jadi fasilitator bisa menolong orang,,mengembangkan diri...enak yaa...enak yaa...dlsb"

Analogikan seperti sumur yang setiap hari airnya diambil oleh penduduk, air sumur tersebut pasti enak untuk diminum dibandingkan dengan air sumur yang tidak pernah diambil, yang tentunya bisa memperkeruh air, jadi sarang nyamuk dan berbau.

Ada pepatah di tanah Tapanuli, mengatakan "Situtumotumotu'" Orang hidup untuk menghidupi orang lain

Berapa lamakah durasi ideal berbicara dan ice breaking

Secara praktis dan penelitian menyebutkan orang bisa fokus berbicara selama 30 menit - 60 menit. Untuk menghindari kebosanan, tidak fokus berikan ice breaking.

Self Control

Sangat diperlukan dalam presentasi Self Control khususnya untuk handle peserta yang terlalu "gaul" tidak kehabisan kata-kata, arahkan peserta tersebut kepada diskusi yang produktif. Jika anda sendiri sebagai fasilitator yang over confident, tulislah dalam note di ppt, contekan print out rundown presentasi kita, bisa juga manfaatkan time keeper (rekan anda untuk mengingatkan)

Perbedaan Training dan MC (Presenter)

Training mentargetkan orang untuk merubah insight (paradigma pemahaman, wawasan) yang tadinya salah menjadi benar sesuai topik bahasan training, yang tidak tahu menjadi tahu, sedangkan presenter hanya menyampaikan konten dan membuat pendengar ter-informasikan.

Tipe Fasilitator / Audience


Tipe Pemikir, berikan note, catatan kecil, banyak berlatih di depan kaca kemudian direkam dan di review, jika ditanya saat itu tidak tahu jawaban, berikan apresiasi kepada penanya, lemparkan kepada pendengar apakah ada yang bisa membantu jawab?, atau kasih statement "untuk saat ini saya belum mengetahui jawabannya pada pertemuan selanjutnya akan kita bahas bersama-sama" atau "ini adalah istilah baru yang saya ketahui, saya akan cari tahu mungkin cara pandang saya berbeda jika dibahas sekarang"

Tipe tidak Tahu, Ngetes, Merusak
Ada tipe penanya yang sebenarnya tidak tahu dia bertanya supaya mengerti bahkan mewakilkan orang lain bertanya, ada yang cuman Ngetes kapabilitas fasilitator, bahkan ada yang ingin merusak suasana (troublemaker). Lemparkanlah pertanyaan tersebut kepada pendengar, supaya bisa kembali rame kepada penanya. Tipe yang tidak tahu biasanya pertanyaannya pendek, tipe ngetes pertanyaannya terlalu panjang muter-muter dan ujungnya supaya pendengar mengetahui kapasitas nya yang "lebih" dibandingkan yang lain. Tipe perusak biasanya bertanya secara frontal dan menghakimi, bijaklah dalam menyikapi tipe-tipe seperti itu.

Banyak Eeee...

Tarik nafas dalam dan hembuskan perlahan ketika kata eee hendak keluar, berlatihlah secara kontinyu, gunakan note catatan kecil untuk meminimalisir Blank ketika presentasi.

Ikhtisar / Summary
Tidak ada wanita yang jelek, yang ada hanyalah wanita yang tidak menyadari kecantikannya

Tidak ada fasilitator yang jelek, yang ada hanyalah fasilitator yang tidak mau mengambil kesempatan menjual diri


Ibarat Game Sarang Telur


Telur yang rapuh akan kuat jika persiapan pembuatan bantalan dari sedotan dirancang dengan benar, sebaliknya telur yang tanpa persiapan pembuatan perlindungan yang baik akan pecah berantakan. Materi seindah dan sebagus apapun akan hancur tanpa adanya persiapan yang baik menghadapi presentasi. 70 % Suksesnya presentasi adalah persiapan, 30% adalah proses dan cara delivery nya kepada peserta

Tidak ada komentar:

Posting Komentar